Julie Proteau
Par Julie 6 nov. 2023

Comment booster votre productivité avec Power Automate

Power Automate est l’un des nombreux composants de Power Platform, la plateforme Low Code/No Code développée par Microsoft. Il concerne la couche serveur backend, soit l’endroit où s’exécutent les opérations de lecture/écriture de données et de préparation d’informations pour la couche de présentation frontend. Nous pouvons donc y automatiser diverses actions, comme traiter toutes les lignes de la liste de vos employés et leur envoyer un courriel contenant un gabarit de fiche de rémunération rempli avec leurs informations. Chez Uzinakod, nous avons optimisé nos processus en utilisant Power Automate, tirant ainsi parti de cette solution performante de Microsoft.

En tant que compagnie spécialisée dans le développement logiciel, vous pourriez vous demander ce qui a poussé Uzinakod à explorer cette piste. La citation de Larry Wall, le concepteur du langage Perl, pourrait faire figure de réponse: «les trois vertus principales d’un programmeur, ce sont: la paresse, l’impatience et l’orgueil.»

Nous avons vu en cette plateforme une belle opportunité pour moderniser nos processus à l’interne, mais également un nouveau type de solution pour répondre à des besoins de transformation numérique à moindre coût comparé au développement sur mesure. Découvrez comment Power Automate peut transformer vos façons de travailler dans la suite de cet article.

Capture d’écran du logiciel Power Automate de Microsoft
Source capture d’écran: Microsoft

Les fonctionnalités clés de Power Automate

Types de flux

Power Automate est un service de gestion de flux de travail qui permet aux utilisateurs de créer, d’automatiser et de gérer des tâches répétitives et des processus métier. Ce dernier peut donc être automatisé sous forme de flux grâce à Power Automate.

  • Nuage (Cloud): ces flux sont les plus utilisés, ils permettent d’utiliser les outils en ligne au goût du jour. Nous n’avons qu’à penser à quelques outils de Microsoft (Sharepoint, Forms, OneDrive et Office 365) pour réaliser leur valeur ajoutée de collaboration, de gestion de versions, de gestion d’accès, etc. par rapport aux outils installés localement sur nos ordinateurs.
  • Bureau (Desktop): ces flux permettent d’automatiser les actions que vous exécutez localement sur votre ordinateur. L’outil permet d’enregistrer vos actions en effectuant un processus d’affaires afin de l’automatiser. Par exemple, il s’agirait d’une action telle qu’ouvrir un répertoire et d’envoyer chacun de ces fichiers par courriel à l’employé concerné selon le titre du document.
  • Processus d’affaires (Business Process): ces flux permettent d’analyser les données de vos flux, applications Power Apps, déploiements Azure, etc.

Types de déclencheurs

Comme nous venons de le voir, les automatisations créées dans cet outil sont présentées sous forme de «flux» qui peuvent être déclenchés de plusieurs façons. Voici une liste de déclencheurs existants:

  • Manuel: un employé qui désire utiliser le flux l’exécute manuellement en appuyant sur un bouton.
  • Power Apps: la requête d’exécution peut provenir d’un autre outil de la plateforme tel que Power Apps. Par exemple, le déclencheur serait un clic de bouton fait par un utilisateur dans l’application Power Apps développée spécifiquement pour vos besoins (exemple: une interface utilisateur pour la soumission des dépenses plutôt qu’à avoir à interagir avec un formulaire avec son cellulaire).
  • Programmé: le déclencheur peut être automatisé, à une fréquence prédéterminée (exemple: le flux pourrait s’exécuter tous les mardis à 8h).
  • Élément ajouté ou réponse de formulaire: le déclencheur peut aussi être un élément ajouté/modifié dans une liste Excel ou SharePoint, une réponse de formulaire reçue, un événement ajouté/modifié dans un calendrier, etc.
  • Requête http: il est possible d’incorporer un flux de processus automatisé à une application existante avec un appel http. Par exemple, en automatisant le processus de demande de vacances, nous avons intégré une API pour récupérer le nombre d’heures restantes dans la banque de vacances de l’employé qui soumet sa demande.

Concepts de programmation

Vous avez la possibilité d’utiliser des concepts de programmation tels que le traitement conditionnel d’une action. Nous pouvons donc très bien faire réaliser une étape seulement si la demande est approuvée en amont, par exemple, et programmer l’exécution d’un autre traitement dans le cas contraire (si/sinon).

Nous pouvons aussi utiliser le choix multiple (switch case) pour changer le traitement basé sur une information. Par exemple, vous pourriez changer les règles de remboursement des dépenses de vos employés en fonction de leurs rôles (le directeur n’a pas les mêmes règles que le vendeur ou le développeur).

Finalement, nous pouvons aussi faire du traitement conditionnel au résultat d’une action précédente. Par exemple, on peut créer un dossier seulement si la récupération des informations du dossier a échoué.

Intégrations

L’outil Power Automate s’intègre avec une quantité impressionnante de connecteurs déjà en place. Il est même possible de créer ses propres connecteurs afin d’appeler d’autres API. Nous pouvons penser notamment à tous les outils Microsoft tels que: Outlook, Sharepoint, PowerPoint, Word, Excel, OneDrive, Office 365, Forms, Dynamics, mais il existe aussi une multitude de connecteurs avec des logiciels d’autres compagnies tels qu’Adobe, Jira, Azure, SQL, Google (Calendar, Drive, Sheets, etc.), GitHub ou encore MailChimp.

Mode Copilot

La plateforme rend disponible une intelligence artificielle qui aide à la création d’un flux. L’assistant se présente sous forme de chat. Vous pouvez lui exposer votre besoin et il va ainsi essayer de créer une série d’actions vous aidant à y répondre. Par exemple, nous avons demandé à Power Automate d’envoyer un courriel à l’expert qualité chaque fois qu’un item passe dans la colonne «Test». L’assistant vous permettra de poser toutes vos questions pour comprendre un flux ou vous proposera des suggestions pour modifier ou créer un flux.

Un exemple d’automatisation chez Uzinakod

Suite à la découverte des capacités de Power Automate, nous avons décidé d’automatiser certains processus à l’interne, le dernier en date étant la préparation des rencontres pour les évaluations annuelles.

L’année dernière, ce processus était réalisé presque à 100% manuellement. Nous avions un formulaire d’autoévaluation et un formulaire pour récolter l’évaluation du supérieur immédiat, mais le reste du processus de création de structure de répertoire et d’organisation des données récoltées se faisait manuellement, ce qui rendait inconcevable une évaluation par les pairs à 360°.

Cette année, nous avons essentiellement automatisé la préparation du contenu pour la rencontre individuelle en regroupant toutes les réponses de formulaires pour un employé dans un seul document. Le gestionnaire responsable de l’évaluation a donc maintenant un seul document à ouvrir durant la rencontre pour accéder à l’information et pour y prendre des notes. Il est donc envisageable d’améliorer ce processus maintenant qu’il est partiellement automatisé et de l’étendre à l’évaluation par les pairs à 360°.

Personne travaillant sur des processus d’automatisation

Les avantages de l’automatisation en bref

En automatisant vos processus, vous permettez à vos employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Le risque d’erreurs sur des tâches répétitives et ennuyantes est également fortement diminué. Vous augmentez aussi la sécurité de vos données en automatisant les octrois de permissions sur des documents et/ou répertoires créés via un flux Power Automate. Le plus important reste de profiter de l’automatisation pour revoir vos processus d’affaires et les rendre beaucoup plus efficaces.

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Vous avez déjà un projet en tête? Contactez-nous pour en discuter davantage!

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