Par Fabien 21 sept. 2022

Onboarding: 3 étapes faciles pour accueillir un nouvel employé avec succès

Pour beaucoup d’entre nous, septembre est le mois de la rentrée. Chez Uzinakod, ce l’est plutôt à longueur d’année! On accueille régulièrement de nouveaux membres dans l’équipe et une série d’actions est mise en place pour que leur arrivée soit synonyme de succès.

On a récemment fait un survol de nos onboardings dans notre article sur notre processus de recrutement. Cette fois-ci, on te propose d’aller plus en profondeur pour être fin prêt à faire tes débuts chez nous (si c’est bien ce que tu désires évidemment)!

Avant l’arrivée de l’employé

Assurer une bonne expérience à un nouveau collègue, ça commence bien avant qu’il ne mette les pieds au bureau! Une fois les différentes étapes de recrutement effectuées, une offre d’emploi est soumise au candidat.

Onboarding Uzinakod: Offre d'emploi

Dans le cas d’un recrutement à l’international, notre équipe des ressources humaines proposera un accompagnement au futur employé dans les nombreuses démarches d’immigration. Avec une vingtaine d’employés expatriés au sein d’Uzinakod, disons qu’on commence à bien s’y connaître en la matière!

L’offre d’emploi n’est pas envoyée seule. Elle est accompagnée d’un sympathique chatbot, une méthode interactive pour permettre au futur employé d’obtenir plein d’informations sur l’entreprise et tout ce qui l’entoure.

Onboarding Uzinakod: Chatbot

On ne peut malheureusement pas échapper à la paperasse. Heureusement, il n’y en a pas trop! D’abord, le contrat de travail est rédigé et envoyé pour signature. Il y a également un formulaire Microsoft Forms à compléter. Ça passe des renseignements essentiels pour compléter le dossier employé (et ainsi pouvoir être payé) aux demandes de matériel de travail supplémentaire jusqu’aux allergies alimentaires en passant par la taille désirée de vêtements à l’effigie d’Uzinakod. 😎

Le premier jour

Selon nous, toute bonne journée doit commencer par un délicieux café! Lorsque l’accueil se fait en présentiel, on invite les collègues présents au bureau à venir en partager un avec le ou les nouveaux employés et ainsi prendre le temps de faire connaissance.

Ensuite, direction salle de conférence pour une présentation sur grand écran de la part d’un membre de l’équipe RH.

Parmi les sujets à l’ordre du jour:

  • Teams, notre outil de communication et de partage de documents
  • Nos portfolios qui présentent nos projets, notre équipe et nos avantages
  • Les outils Tempo et Employeur D
  • Notre manuel de l’employé et notre recueil des politiques (en survol)
  • Notre manifeste

Une fois la présentation terminée, l’équipe RH passe le témoin à celle du marketing.

Premier arrêt: le célèbre mur de briques pour le shooting photo. Pas de coiffure ni de maquillage. Ici, on aime le naturel! Quelques ajustements de base avant que la photo n’apparaisse sur les différents outils de la suite Office. Elle est également remise à l’employé qui peut l’utiliser comme bon lui semble, notamment sur son profil LinkedIn.

Onboarding Uzinakod: Shooting photo

Ce qui nous amène au prochain point: la mise à jour du profil LinkedIn. Gentils comme on est, on a préparé un guide pratique qui indique à l’employé comment modifier son poste actuel et donc montrer au grand public qu’il fait maintenant partie de la grande famille Uzinakod. #quétaine

Un superbe GIF est également proposé pour faire une annonce colorée et unique en son genre!

Onboarding Uzinakod: Annonce LinkedIn

Pour finir, trois questions sont posées aux petits nouveaux pour apprendre à mieux les connaître:

  • On te reconnaît pour…
  • Les challenges qui t’animent
  • Tes hobbies…

Les réponses seront utilisées dans notre portfolio interne, mais aussi dans une publication mensuelle annonçant nos nouvelles recrues sur les médias sociaux.

Conseils pour les candidats à la recherche de réponses originales:

  • L’humour est souvent utilisé pour la première question
  • On compte déjà beaucoup de joueurs d’ultimate frisbee
  • On adore les réponses colorées!

Les semaines qui suivent

On pourrait croire qu’une fois la première journée terminée, notre processus d’onboarding est terminé. À cela, on répond: «Que nenni!» Des suivis réguliers sont à l’agenda pour tenir le nouvel employé informé et lui permettre de s’exprimer sur son expérience.

Deux semaines après l’arrivée en poste, un suivi d’accueil et d’intégration a lieu avec des membres de l’équipe des ressources humaines. On en profite pour obtenir le ressenti de l’employé et pour s’assurer qu’il a bien été intégré à sa nouvelle équipe.

Après environ un mois et demi chez nous, le gestionnaire immédiat et l’équipe RH convoquent l’employé à un suivi de mi-probation. C’est l’occasion parfaite pour faire le point, valider ce qui plaît à l’employé et ce qui pourrait être amélioré ainsi que de nommer les principales forces de l’employé.

Une semaine avant la fin de la période de probation (qui dure généralement trois mois), une autre rencontre avec le gestionnaire et les RH est organisée, entre autres, pour officialiser le statut de l’employé si l’expérience s’avère concluante.

En plus de ces suivis, les rencontres individuelles (communément appelées one-on-one) entre le gestionnaire immédiat et l’employé ont lieu sur une base régulière, généralement une fois aux deux semaines. C’est le moment idéal pour faire part de toute préoccupation et pour apporter des correctifs rapidement en cas de problème.

Bref, chez Uzinakod, chaque employé est suivi tout au long de son parcours.

Conclusion

L’arrivée dans une nouvelle entreprise peut être intimidante. C’est pour cela que, chez Uzinakod, on met tout en place pour créer une bonne ambiance afin que cette première journée soit mémorable, même avec toute la lecture qui l’accompagne!

Avec la croissance qu’on connaît depuis les dernières années, on peut se dire très expérimentés en matière d’onboarding. On est donc prêts à t’accueillir quand tu veux. Tu n’as qu’à visiter la page Carrières de notre site web pour soumettre ta candidature et on s’occupe du reste!

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