Quand on parle de pilotage de projet, les aspects de maîtrise des coûts et d’encadrement des délais apparaissent comme une évidence.
Gérer au mieux ces contraintes au quotidien repose pourtant sur un autre aspect essentiel: la gestion des risques.
Ce fondamental est le fruit d’une constante: tout projet, quel que soit le domaine auquel il se rattache et la méthodologie qui le régit, présente des risques.
Parlons sémantique
Dans un premier temps, il est important de bien comprendre ce qu’est un risque.
Encore flou? Pas de panique! Le principal à retenir dans tout ça est la nature prévisible du risque.
Si tu peux l’anticiper, tu peux tenter de le mitiger ou de le supprimer pour ne pas alourdir la liste de tes contraintes. CQFD 😊
La survenue des premiers risques, c’est quand?
Ton budget est esquissé, ton planning prévisionnel à peine «gantté», tu penses avoir le temps? Et bien non! Ils sont déjà là, ils t’observent de loin et attendent que tes équipes et toi fassiez un faux pas.
Voici quelques conseils qui devraient te servir:
- La phase de prélancement est propice à une détection précoce des risques;
- Ton expérience est un atout majeur: bien que chaque projet soit unique, certaines grandes catégories de risques font front commun à tous les projets et tu peux capitaliser sur les risques du passé pour mieux détecter ceux du futur;
- Plus tu anticipes, plus tu réduis les éventuels impacts et les risques en cascade. Eh oui, n’oublie pas qu’un risque mal anticipé peut en entraîner d’autres!
Le plus important à retenir? La gestion des risques est une tâche récurrente qui démarre dès le prélancement du projet et qui se poursuit jusqu’à la fin de la phase de maintenance.
Quel processus pour gérer ses risques efficacement?
À l’image des chaînes de production industrielle, les risques doivent subir tout un processus de gestion standardisé. C’est ce qui en assure une gestion optimisée et offre donc le plus de chances de succès.
1. Identifier
Seul, face à ton classeur Excel, en essayant de penser à tout? Certainement pas!
L’identification des risques, c’est un travail d’équipe. En tant que Chargé de projets, tu n’es pas omniscient ni devin et ce n’est d’ailleurs pas ce qu’on attend de toi.
Conseil Uzinakod: Mettre en place un point de suivi projet interne chaque semaine avec tes équipes et impliquer ton Chef d’équipe, tes Analystes, tes Experts QA (…) dans cette tâche en posant des questions simples. «Avez-vous rencontré de nouveaux enjeux?», «La communication sur le projet a-t-elle été fluide cette semaine?», «Comment se déroulent les tests utilisateurs?» …
2. Prioriser
Une fois tes risques identifiés, tu dois isoler avec ton équipe (et selon les cas, avec ton client), les risques majeurs.
Le critère de priorisation le plus commun est la sévérité. On l’obtient en utilisant une matrice qui met en relation la probabilité qu’un risque survienne et la gravité que ce risque représenterait pour le projet.
Cela ne veut pas dire que tu as le droit de délaisser les risques mineurs, mais simplement que tu dois privilégier de mitiger ou de supprimer tes risques majeurs en premier lieu. Ce sont ceux qui ont le plus de chances de se transformer en contrainte ou d’avoir des impacts importants sur ton projet.
3. Planifier
Il s’agit ici de planifier des actions visant à mitiger ou supprimer le risque.
Cela ne repose pas intégralement sur le Chargé de projets. Il s’agit là aussi d’un travail d’équipe, d’une réflexion commune. Le plan d’atténuation (ou plan de mitigation) doit être réalisable, mesurable et reposer sur des délais.
Conseil Uzinakod: Ne laisse pas traîner et définis les actions à mettre en œuvre avec ton équipe au moment où le risque est détecté. Cela te permettra de passer ensuite de façon fluide à l’affectation. 😊
4. Affecter
Définir les rôles et responsabilités, voilà un autre fondamental de la gestion de projet (je crois qu’on te tease sur le sujet d’un prochain article…)!
La gestion des risques ne déroge pas à la règle. Les actions précédemment planifiées doivent être affectées à une ou plusieurs ressources qui auront la charge de les mener à bien.
En tant que Chargé de projets, ton rôle consiste en un suivi. Tu t’assures que chaque personne prenne ses responsabilités et tienne ses engagements.
Conseil Uzinakod: Dans ton tableau de suivi des risques, note à qui les actions sont affectées et lorsque cela est possible, place une deadline pour la mise en œuvre des actions de ton plan d’atténuation.
5. Statuer
La fin du processus implique de statuer sur la réussite du plan d’atténuation.
Trois issues sont alors possibles:
- Le risque est supprimé: le plan d’action a fonctionné à merveille, le risque a disparu (au moins temporairement).
- Le risque est mitigé: le plan d’action a été appliqué et la sévérité du risque a été minorée. Le risque ne disparaît pas pour autant, mais il n’existe pas de levier supplémentaire pour agir.
- Le risque est accepté: il n’existe aucune possibilité d’agir sur ce risque. Il s’agit alors de le constater et d’en alerter l’ensemble des parties prenantes. Il y a de grandes chances, si le risque est avéré, que celui-ci se transforme en contrainte.
6. Trier et archiver
Ta liste de risques croît à mesure que ton projet avance? Alors on partage le même quotidien! 😊
Conseil Uzinakod: Privilégie d’afficher tes risques par ordre de sévérité décroissante et, une fois un risque mitigé ou accepté, masque-le ou déplace-le dans un tableau d’archivage. Tu éviteras de surcharger inutilement une liste qui est déjà sûrement plus longue que tu ne le souhaiterais!
Conclusion
Tu l’auras compris, en tant que Chargé de projets, tu ne peux pas négliger la gestion des risques: la sous-estimation des risques est justement un risque majeur!
Voilà ton pense-bête:
- La gestion des risques est une tâche transverse qui doit démarrer dès le prélancement du projet et se terminer après la phase de maintenance.
- La gestion des risques est une affaire d’équipe.
- La gestion des risques doit suivre un processus standardisé pour garantir son efficacité.
Dans les prochains articles de cette série, tu en découvriras davantage sur les fondamentaux de la gestion de projet. D’ici là, on t’invite à lire (ou à relire) cet article présentant le rôle de Chargé de projets.
Bonne lecture!
