La gestion des rôles et des responsabilités est une tâche fondamentale en matière de pilotage de projets.
Elle consiste à définir quel rôle va occuper chaque intervenant sur le projet, son périmètre d’action et ses objectifs. C’est donc une condition primordiale à la réussite d’un projet.
Imaginez-vous être un entraîneur d’une équipe qui pratique le sport collectif de votre choix. Que se passerait-il si vous ne distribuiez pas un rôle à chacun des coéquipiers? Eh oui, ce serait une belle pagaille! Vous auriez peu de chance de sortir en tête du classement dans ces conditions.
Dans le cadre du pilotage de projet, c’est exactement la même chose! 😊
Pour éviter de nous retrouver dans cette situation, il existe des méthodes et outils à exploiter tout au long du projet qui nous garantiront de tirer profit des compétences de chacun tout en offrant à l’équipe des objectifs clairs et une organisation optimale. On vous en dit plus par ici! ⬇️
Moments clés et méthodologie: Comment s’y retrouver?
On l’a déjà souvent souligné, mais l’un des fondements de l’Agilité est la notion de rôles.
En tant que Chargé de projets, il relève de nos objectifs d’organiser la bonne distribution des rôles pour nous assurer que chacun dispose d’un cadre pour démarrer la conception et que chacun sache à qui se référer pour lever les flous sur tel ou tel sujet. Vous l’aurez compris, cela se joue donc dès le lancement du projet!
1 – On se ferait pas un petit kick-off?
Évidemment que oui! Une rencontre, qui vient marquer le lancement du projet et qui rassemble toute l’équipe du projet, c’est là l’un des moments les plus opportuns pour discuter des rôles et des responsabilités de chacun.
La réunion de lancement est un incontournable. Elle permet notamment de:
- Réunir l’ensemble des acteurs du projet, créer du lien et commencer à établir les méthodes de collaboration
- Rappeler le contexte du projet et ses objectifs
- Clarifier les rôles et poser le diagnostic des premiers risques
Rater son kick-off, c’est faire un faux départ au moment de lancer sa course. Cela risque d’engendrer par la suite de nombreuses incompréhensions et pourra entraîner des problématiques diverses telles que des problèmes de ressources humaines, des complications budgétaires ou des difficultés à garder le cap sur le bon périmètre.
2 – Passez-moi le RACI svp!
Le RA-quoi? À vos souhaits!
Non non, ce n’est pas si compliqué que ça en l’air. Le RACI est une matrice qui affecte un rôle et une ou plusieurs responsabilités aux membres de l’équipe en fonction du travail à accomplir.
Selon la nature de votre projet et l’organisation que vous aurez choisi de mettre en œuvre, le RACI pourra être plus ou moins macro. C’est à vous de décider avec quel niveau de détails vous voulez séquencer les responsabilités.
Par exemple, sur un petit projet auquel on a affecté une équipe qui a déjà l’habitude de travailler conjointement, le risque d’incompréhension est plutôt faible. Le RACI peut donc rester assez macro.
Pour qu’un RACI fonctionne, vous devez créer autour de ce dernier une adhésion maximale et donc impliquer l’équipe dans sa construction. Vous identifierez ensemble les tâches organisationnelles, fonctionnelles et techniques qui vont régir le projet et déciderez pour chacune:
- Qui portera la responsabilité de la tâche (Responsable): cette personne conçoit ou encadre la conception et devra s’assurer que la tâche soit accomplie dans les bons délais et tel que cela a été convenu avec les parties prenantes;
- Qui arbitrera/décidera les éléments clés liés à une tâche (Approbateur);
- Qui devra être consulté avant/pendant et même après la conception (Consulté): ce sont généralement des ressources clés, qui peuvent détenir le savoir métier;
- Qui devra être informé des décisions prises et de l’avancement des livrables (Informé);
Voici à quoi ressemble un RACI organisationnel:
Dans le cas où l’équipe ne s’en tient pas aux affectations du RACI, les risques de désorganisation, d’ingérence et d’écarts au périmètre, au budget ou encore au planning pourront constituer des enjeux majeurs et même mener à l’échec du projet pour les cas les plus extrêmes.
Le RACI est un document transverse, qui accompagnera l’équipe tout au long du projet.
C’est un document vivant, qui s’adapte aux différentes phases du projet, et qui devra être relu et probablement revu au fil des semaines.
3 – Un PAC sur fond de 2Pac?
L’Agilité fait partie de notre ADN chez Uzinakod. Et qui dit Agilité dit mouvement continu. À situation qui évolue, équipe qui évolue!
C’est là qu’entre en action le PAC ou Plan d’amélioration continue (on vous propose de le mettre en place sur fond de 2Pac, mais si vous préférez Mozart, ça marche aussi). 🎼
La plupart des actions qui en découlent sont issues des séances de rétrospective, mais dans les faits, il peut être enrichi à n’importe quel moment.
Il est le reflet de ce que l’équipe juge nécessaire de modifier pour améliorer l’organisation ou la performance du projet en optimisant ou modifiant les processus en place et les façons de faire existantes.
Les grands objectifs d’un tel plan sont toujours les mêmes:
- Optimiser la communication
- Travailler plus confortablement et plus efficacement
- Livrer la meilleure valeur possible au client
Quel format pour un suivi efficace? Un fichier Excel, c’est bien!
Mais cela pourrait tout aussi bien être un planner, un board… L’essentiel une fois de plus est de pouvoir affecter la responsabilité de chaque action à une ressource et d’effectuer le suivi du PAC afin que les sujets aboutissent, dans les délais fixés!
Le risque de ne pas se doter ou de ne pas suivre le PAC est de créer un cumul de problématiques non traitées, qui vont s’installer durablement sur le projet affectant négativement la quadruple contrainte du projet (si vous avez besoin de rafraîchir certaines notions, c’est par ici l’article sur le rôle du chargé de projets).
Conclusion
Au regard de la complexité des projets et de la nécessité de coordonner de nombreuses parties prenantes, veiller à ce que tous les acteurs soient en phase est essentiel pour atténuer les risques humains et organisationnels.
Mettre en place les bons outils de gestion des rôles et des responsabilités permet d’apporter à l’équipe un cadre et un confort de travail tout en participant à assurer la bonne santé du projet. Tout le monde en ressort gagnant.
Avant de quitter, on vous rappelle les principaux bénéfices que votre projet va en tirer:
- Une meilleure visibilité pour tous sur la façon dont le projet évolue
- Une meilleure gestion des ressources et par conséquent une optimisation des coûts
- Une réduction des risques
- Une responsabilisation des collaborateurs et un meilleur partage d’informations
Vous l’aurez compris, au même titre qu’Usain Bolt se préparait à exploser chaque record lorsqu’il participait à un championnat, un chef de projets doit préparer chaque membre de son équipe pour s’assurer que ce beau relai qu’est un projet soit une réussite. 🎽👟
«C’est parti, cette fois, Usain Bolt est parti comme un missile!
Usain Bolt qui est déjà en tête. Allez Usain, allez mon vieux!
Usain Bolt dans la dernière ligne droite! Stratosphérique, attention!
Le chrono… Il l’a fait! Il l’a fait!»
