Le chargé de projets a plus d’un tour dans son sac… ou plutôt plus d’une corde à son arc… enfin bref, il est polyvalent!
La tenue de son poste implique la maîtrise de multiples rôles, chacun étant essentiel pour garantir le bon déroulement du projet, de son lancement à sa mise en production.
1. Le superviseur
Ses principales qualités: Organisé et flexible
Ses outils de prédilection: Les logiciels de gestion de projets et/ou la suite Office
L’erreur fatale qu’il ne doit pas commettre: Croire que tous les projets se ressemblent
Le chargé de projets est avant tout le garant de la triple contrainte. Il a une vision globale du projet.
C’est entre ses mains que sont remis le budget du projet, la planification et le respect du périmètre.
Mais chez Uzinakod, on aime mettre la cerise sur le sundae et on a donc ajouté une quatrième contrainte, omniprésente et non chiffrée: la satisfaction client!
Le chargé de projets a pour tâche de mettre en place des métriques de suivi afin d’avoir un aperçu en tout temps de la santé du projet dans le but essentiel de donner de la visibilité à son client et ses équipes sur son bon déroulement.
Plusieurs écoles se distinguent en matière de suivi de projet. Les chargés de projets adeptes des méthodes de gestion de projet classique, de type cascade, s’aideront le plus souvent d’outils tel que MS Project.
Mais s’offrir de telles licences n’est parfois pas possible pour de petites et moyennes entreprises et l’utilité de ces outils se veut relative lorsqu’on recourt à une gestion de projet en mode Agile qui nécessite des ajustements constants.
Gardons simplement à l’esprit que ce qui fait la qualité du suivi est le choix des indicateurs et non le choix de l’outil. Un bon chargé de projets assurera un suivi complet à l’aide d’outils de base (type suite Office par exemple), tout comme un bon cuisinier sortira des plats d’excellence d’une humble cuisine (totalement inspiré de Next Level Chef et assumé!)
2. L’inspecteur
Ses principales qualités: Minutieux et visionnaire
Ses outils de prédilection: La matrice des risques
L’erreur fatale qu’il ne doit pas commettre: Sous-évaluer ou ignorer un risque
Le savoir, c’est le pouvoir. Le chargé de projets cherche et débusque les risques! Rien ne lui échappe. Plus vites ils sont identifiés, moins ils ont d’impact sur le projet!
L’anticipation du risque permet une meilleure analyse de sa gravité et, dans certains cas, la mise en place d’un plan d’atténuation visant à minimiser ou à éradiquer le risque. Ce dernier est le plus souvent construit collectivement, ce qui permet de maintenir une solide cohésion d’équipe et de se concentrer sur la recherche de solutions constructives.
Il arrive cependant que la meilleure réaction face à un risque soit l’acceptation. Dans ce cas, le chargé de projets aide l’équipe à se préparer pour affronter la situation et à la traverser sans en ressortir affaiblie.
3. Le lanceur d’alertes
Ses principales qualités: Proactif et objectif
Ses outils de prédilection: Ses métriques et ses outils de communication
L’erreur fatale qu’il ne doit pas commettre: Être dans l’excès (d’optimisme ou de pessimisme)
Bien plus que de mettre en place un suivi de qualité, le chargé de projets doit savoir l’exploiter correctement pour émettre des alertes en cas de surconsommation budgétaire, d’écarts dans le planning ou encore de non-respect du périmètre et/ou des priorités.
Le but n’est évidemment pas d’incriminer mais de définir la cause des écarts afin de les justifier et d’arbitrer si:
- Ils sont un effet naturel du projet et s’il est donc nécessaire d’y adapter le budget et le planning (re-jalonnement et/ou extension budgétaire);
Ou
- S’il faut mettre en place un plan d’action afin de recréer la convergence entre les objectifs et le chemin de conception. Dans ce cas, c’est l’organisation qui s’adapte au budget et au planning existant et non l’inverse.
4. Le coordinateur
Ses principales qualités: Bienveillant et impliqué
Ses outils de prédilection: Son art de la communication et, au besoin, des outils interactifs de workshop et design thinking
L’erreur fatale qu’il ne doit pas commettre: Faire de l’ingérence
On n’attend pas du chargé de projets qu’il ait la science infuse! Ce qu’on attend de lui, c’est qu’il sache collecter et diffuser l’information.
Du fait de ses actions, le chargé de projets se doit de rendre le déroulement du projet fluide à chaque étape.
Il y a toujours un décalage entre ce qui est censé être su, ce qui est su et ce qui est dit. Le chargé de projets doit donc sans relâche lisser la communication pour que toutes les ressources accèdent aux informations nécessaires et ainsi assurer des échanges efficaces sans se substituer aux rôles des autres membres du projet.
Véritable caméléon, il sait s’adapter au niveau de compréhension de chacun et, face à un flou, il s’orientera vers les bonnes ressources pour lever les interrogations. À ce titre, il assure la coordination entre les divers interlocuteurs en recherche d’informations.
Durant la vie du projet, il assure une planification juste et réaliste en définissant une timeline avec des jalons qui guide l’équipe dans la conception.
En fin de projet, il amorce la transition en accompagnant le client durant les phases de mise en production, de conduite du changement et de mise en maintenance.
5. Le rédacteur
Ses principales qualités: Goût du détail et transparence
Ses outils de prédilection: Les rapports
L’erreur fatale qu’il ne doit pas commettre: Surcharger
Les études l’ont prouvé, il est plus agréable de parcourir un document court et explicite.
Le chargé de projets doit faire appel à son sens aigu de la communication et à son amour de la mise en forme pour donner parfois beaucoup d’informations dans un espace réduit avec un visuel approprié.
Le résultat: un maximum de visibilité sur les informations les plus pertinentes et, pour les lecteurs, (client, équipe) la possibilité de comprendre sans avoir à déchiffrer.
Un exercice parfois complexe et plein de défis!
Conclusion
On l’aura compris, le chargé de projets est en quelques sortes un mouton à cinq pattes. Ce sont sa polyvalence et son envie de donner du sens au projet pour tous les intervenants qui le rendront indispensable à une équipe gagnante! L’affaire est ketchup comme on dit! 😊
Pour un aperçu des projets sur lesquels on travaille (ou ceux qu’on a complétés), visitez notre page Réalisations. Et pour ceux intéressés à une carrière de chargé de projets chez Uzinakod, c’est par ici!
Pour en savoir plus sur l’auteure (et son rôle):
