Qu’importe votre métier et vos activités, la communication est partout et berce votre quotidien.
Dans le cadre d’un projet informatique, l’analyste d’affaires va en faire son outil de travail afin de réussir à résoudre ses enquêtes. Pour le chargé de projets, elle est son alliée qui lui permettra de devenir ce mouton à cinq pattes! L’analogie vous échappe? C’est parce que vous n’avez pas encore découvert nos articles de blogue sur le chargé de projets et l’ analyste d’affaires.
Mais revenons-en à nos moutons justement! La communication est un terme qui est bien connu de tous, mais arrivons-nous chacun à le comprendre réellement de la même façon? Certains vont devoir en user et en abuser même plus que d’autres alors on vous propose d’en revenir au tout début de l’exploration de ce terme.
Quelle est la définition de la communication ? (Ou «la communication, quèsaco?»)
Il n’existe pas une version unique, mais on peut tous réussir à s’accorder pour dire que la communication peut être considérée comme étant un processus de mise en commun d’informations et de connaissances. Ainsi, elle évoque l’action de transmettre quelque chose à quelqu’un.
Au cœur de ce processus, on va retrouver «une source» (notre émetteur), qui va vouloir transmettre par un canal «quelque chose» (une information, un message), à un «destinateur» (notre récepteur).
Pourquoi communique-t-on?
Lorsque nous communiquons, nous avons trois objectifs principaux:
- Le premier porte sur le côté cognitif: «faire connaître».
L’enjeu est de stimuler l’attention autour de nous pour informer et faire découvrir aux autres notre existence, développer notre notoriété.
- Le deuxième porte sur l’aspect affectif: «faire aimer».
Une fois qu’on a réussi à être connu, on a envie d’améliorer notre image et de stimuler l’intérêt.
- Pour finir, le troisième porte sur le côté conatif: «faire agir».
Maintenant que l’on est connu et que notre image est positive, l’objectif est de donner envie à nos clients de travailler ensemble.
La méthode des 7 C, tu connais?
Si vous souhaitez que votre message, ce «quelque chose» que vous transmettez, ait toutes ses chances d’être mieux entendu, bien compris et correctement intégré par votre destinataire, vous pouvez utiliser la méthode des 7 C.
Lorsque vous communiquez à l’écrit ou à l’oral, votre message doit être:
- Clair: Utilisez des phrases courtes et limitez-vous à une idée par phrase.
- Concis: Utilisez peu de mots, mais trouvez les bons pour être efficace.
- Concret: Trouvez des exemples faciles à comprendre et parlant pour tous.
- Correct: Adaptez votre langage, votre intonation, trouvez les mots justes pour vos interlocuteurs.
- Cohérent: Vos idées doivent se suivre avec des rapports logiques, elles ne doivent pas partir dans toutes les directions.
- Complet: Donner tous les éléments utiles, essentiels et indispensables à vos interlocuteurs sans les perdre dans les détails.
- Courtois: Faites preuve de politesse dans vos messages, de prévenance, d’authenticité et de positivité.
L’art de la communication
On distingue majoritairement quatre grands types de personnalités: les analyseurs, les harmonisateurs, les managers et les influenceurs.
Les analyseurs et les harmonisateurs vont avoir tendance à s’adapter plus facilement à leurs environnements. À contrario, pour les influenceurs et les managers cela sera à l’environnement de s’adapter à eux.
Les harmonisateurs et influenceurs sont plus sensibles à tout ce qui touchera à l’affectif tandis que pour les analyseurs et managers, ils seront plus intéressés par le rationnel.
Ainsi, la communication est tout un art, car nous devons réussir à adapter notre style de communication à notre interlocuteur selon son type de personnalité.
Pour vous donner quelques astuces:
- Pour les analyseurs, l’information est la clé. On peut ainsi privilégier la transmission d’information via une communication écrite détaillée. Après traitement et analyse des informations transmises, ils possèderont tous les éléments et seront plus à même de répondre à nos questions.
- Pour les harmonisateurs, ils sont attentifs au «qui». On peut préférer une transmission d’informations via une communication visuelle, verbale ou encore non verbale. C’est d’ailleurs plus facilement en réaction au gré des conversations et de la dynamique sociale dans les réunions qu’ils vous apporteront directement les réponses.
- Pour les influenceurs, c’est le contexte qui est primordial. Il sera important de leur expliquer le «pourquoi» du «comment» et de leur exposer l’impact que cette information aura dans leur travail et la raison pour laquelle cela est important.
- Pour les managers, cette personnalité aime aller à l’essentiel, savoir le «quoi» et le «quand». On pourra donc préconiser une transmission d’informations par communication écrite précise et concise.
Il ne vous reste plus qu’à pratiquer votre art en essayant de chercher si votre interlocuteur est une personne plutôt dynamique ou patiente, communicante ou réfléchie. C’est en échangeant avec elle que vous trouverez les indices et saurez adapter votre style!
Les différents types de communication
On retrouve trois grands types de communication
- La communication interne
Cela correspond aux transmissions d’informations entre les salariés et les responsables d’une entreprise. Cette expression désigne également toute forme de communication sur notre lieu de travail qui concerne nos activités.
- La communication marketing
Elle va porter sur un produit ou sur une marque de l’entreprise. Chez Uzinakod, dès notre arrivée, on est gâtés par les nombreux «goodies» que l’on nous offre. De notre tasse à café à notre gourde pour nos randos en passant par le super hoodie bien chaud pour l’hiver, on apprécie beaucoup la communication marketing de notre société, car elle est réalisée avec intelligence. Ce n’est pas qu’une publicité; elle a une réelle utilité.
- La communication externe
C’est l’ensemble des processus de communication d’une organisation vers le monde extérieur. Elle s’adresse aux clients, aux prospects, au public en général.
Explorons la communication au sein d’un projet TI
Dans le cadre de nos projets technologiques, on va constituer une équipe projet. À l’image d’une constellation, cette équipe sera composée de différents acteurs qui seront amenés à communiquer entre eux. Du chargé de comptes, au Product Owner, en passant par l’expert qualité et les développeurs, ces échanges feront appel à deux types de communication distincts au sein de cette même équipe «projet».
Lorsque l’analyste et le chargé de projets échangeront, on parlera de communication interne, car ils font tous deux parties de la même communauté d’expert et de la même société. Ainsi, les échanges peuvent se faire de façon plus informelle tandis que lorsque les développeurs s’adressent au Product Owner, ils sont sur une communication dite «externe» et leurs échanges se doivent d’être réalisés avec professionnalisme. De même que pour leur langage et leur vocabulaire, il sera nécessaire de savoir vulgariser les éléments techniques pour que chacun puisse bien se comprendre.
Lors d’un projet, il va y avoir beaucoup d’échange et de transmissions d’informations. Ces échanges sont comme des atomes: pour ne pas créer n’importe quoi, il est recommandé de les définir et de les organiser.
Pour cela, on peut établir un plan de communication pour nous aider à maîtriser les substances qui seront créées tout au long du projet. Vous pouvez le réaliser dès le moment où vos équipes seront constituées. L’enjeu sera de le faire vivre et de le faire évoluer tout au long du projet.
Son objectif sera de permettre aux équipes de définir «comment» et par «qui» elles recevront de l’information. Il sera précisé et détaillé pour l’ensemble des acteurs du projet, quel sera le canal à utiliser, sous quelle fréquence et qui sera l’acteur responsable. Grâce à lui et plein d’autres outils encore, vos projets seront équipés pour que chacun des acteurs puisse avancer dans la même direction.
Les principales clés de la communication
Quand on a une bonne communication interne, on maintient de bonnes relations entre les collaborateurs, on augmente la motivation et l’esprit d’équipe, on favorise l’engagement des salariés, cela permet une meilleure coordination entre les membres de l’équipe et instaure un climat de confiance favorable au partage d’idées et à la productivité.
Aussi, il est important que chacun des membres sache qu’il est encouragé à:
- S’exprimer clairement: Cela peut paraître si simple, mais pas tant que ça, car nos sujets sont complexes. Il ne faut pas hésiter à vulgariser les éléments et à nous adapter à notre interlocuteur.
- Résoudre les conflits: Un sujet peut devenir problématique et finir en conflit si on ne lui accorde pas de l’importance et si on le laisse en suspens. C’est pourquoi il ne faut pas hésiter à communiquer pour résoudre un problème et à encourager une collaboration d’équipe. Les éventuels points de blocages seront levés en apportant des informations qui pouvaient être manquantes. Sans avoir à être d’accord sur tous les sujets, pour une collaboration saine, il est important de savoir exprimer son désaccord, argumenter et expliquer son point de vue pour se faire comprendre.
- Rester à l’écoute: La communication interpersonnelle est un échange entre plusieurs personnes. Il faut savoir écouter l’autre, prendre en considération ses retours. Créer un espace et un moment d’échange pour prendre le temps de se comprendre.
Conclusion
L’humain, la communication et la collaboration sont au centre de tout en Agilité. On les a intégrés au cœur de nos valeurs fondamentales:
- Engagement/Entraide: L’équipe s’engage à la réalisation de ses objectifs ainsi qu’à se soutenir et s’entraider pour les réaliser.
- Focus: L’équipe est en mesure de se concentrer sur l’atteinte de ses objectifs et est protégée des distractions.
- Ouverture: L’équipe est ouverte d’esprit, accueille les changements ainsi que les erreurs et est prête à adapter le travail et les méthodes.
- Respect: Les membres de l’équipe se respectent mutuellement «pour leurs compétences professionnelles et indépendantes».
- Droit à l’erreur/Courage: L’équipe a le courage d’échouer et de s’adapter pour prendre les bonnes décisions et travailler sur des problèmes difficiles.
- Honnêteté: L’équipe a le courage de dire les vraies choses au client. Les développements modifiés, les stories à «découper», les anomalies à corriger, les développements à laisser tomber.
Le succès de nos projets repose sur ces valeurs! Vous pouvez consulter nos réalisations pour connaître tous les beaux projets qui en ont déjà bénéficié.
