Par Fabien 7 avr. 2022
En collaboration avec Benoit

Le guide 2022 pour instaurer des rencontres individuelles dans votre entreprise

Les dernières années ont montré au grand jour les avantages du télétravail. Les pertes de productivité qui en effrayaient plusieurs se sont généralement avérées infondées. Cette méthode de travail semble là pour rester dans plusieurs industries.

Cela dit, le travail à distance vient avec ses défis. L’un d’entre eux est l’aspect humain. Étant séparés, ce n’est pas toujours évident de savoir comment se sentent nos collègues, que ce soit par rapport au travail ou pas.

Pour un gestionnaire, en assurer le suivi est plus complexe. Dans une compagnie en pleine croissance où la présence au bureau n’est pas obligatoire, le défi devient considérable. Une façon d’y parvenir: mettre en place des rencontres individuelles, aussi connues sous le nom de one-on-one.

Benoit, notre Directeur du développement logiciel, est celui qui a initié Uzinakod à cette pratique. Voici les différents arguments qu’il vous propose pour le faire au sein de votre entreprise.

Quelle est l’utilité de ces rencontres individuelles?

La mission première des one-on-one pour un gestionnaire est d’établir un nouveau lien avec chaque employé: une relation plus humaine axée sur la confiance. Il s’agit d’un moment dédié à l’employé, qui lui permet d’aborder des sujets qui le concernent directement et qui lui tiennent à cœur.

Le gestionnaire connaît déjà les compétences techniques des membres de son équipe. Il aura donc l’occasion d’en savoir plus sur leur personnalité, leurs états d’âme et leur niveau de motivation, entre autres, par l’entremise de ces rencontres. Les besoins de formation peuvent aussi y être discutés. Bref, c’est l’employé qui proposera l’ordre du jour.

Contrairement aux réunions de groupe sur un projet, le gestionnaire aura l’opportunité d’offrir une rétroaction adaptée à chaque employé et de discuter d’objectifs personnels. Il pourra également conseiller les membres de son équipe à trouver des solutions aux problèmes qu’ils pourraient soulever.

«Du point de vue du gestionnaire, les rencontres individuelles doivent être une opportunité de poser des questions plutôt que de donner des réponses. Il faut guider l’employé dans son cheminement et éviter de toujours vouloir régler la situation pour lui.»

Vieux-Port de Montréal - Lieu de one-on-one

Comment les instaurer?

La première étape est de déterminer la récurrence
de ces rencontres. Il n’y a pas de formule magique qui fonctionne pour toutes les entreprises. La fréquence doit être établie selon la taille de l’équipe et les ressources disponibles. Quelle qu’elle soit, la régularité est de mise.

Ensuite, il faudra planifier les rencontres
dans le calendrier. Si elles ne le sont pas, ce sera beaucoup trop facile de les omettre (volontairement ou pas). Le fait qu’elles soient à l’agenda permettra à l’employé d’être prêt, de mieux cibler les sujets qu’ils souhaitent discuter et de ne pas être pris de court!

Le «quand» étant réglé, il reste maintenant à déterminer le «où». Ça peut paraître banal, mais le choix de l’endroit
où tenir ces rencontres peut avoir un grand impact. À distance, ce n’est pas un problème, mais en présentiel, c’est tout autre.

Imaginez si le tout se déroule dans un grand bureau aux portes vitrées qui se situe tout juste à côté de tous les autres membres de l’équipe. L’employé ne sera peut-être alors pas confortable de partager en détail ses commentaires.

Il faut viser un environnement où l’employé sera à l’aise. Ce lieu peut être plus informel que l’un de vos bureaux, pourvu qu’il assure la confidentialité de la discussion.

Les recommandations de Benoit

Dans un monde idéal, les rencontres individuelles devraient se tenir sur une base hebdomadaire, mais ce n’est pas toujours possible. Prévoir de 30 à 45 minutes chaque deux semaines serait un bon point de départ. Une récurrence courte permet un meilleur suivi de la situation.

Concernant le lieu, pourquoi ne pas sortir de vos locaux? Est-ce qu’il y a une grande salle commune quelque part dans l’édifice? Avez-vous pensé au café du coin? À l’été, est-ce qu’il y a un parc ou tout autre espace vert à proximité de vos bureaux? Ou même une bonne marche au grand air?

Il n’y a aucune obligation à rester dans votre espace de travail!

Les pièges à éviter

Comme pour toute initiative, l’implantation des rencontres individuelles ne se fait pas sans risque. Benoit vous a souligné les principaux.

La crainte de pertes de temps trop importantes

Bien sûr, il faudra libérer du temps pour mettre de l’avant ces rencontres. Il est possible que ça vous paraisse chronophage au départ. Faites le test et vous vous rendrez rapidement compte que ces rencontres s’insèrent bien dans votre emploi du temps.

Votre équipe est trop grande? Pourquoi ne pas déléguer quelques rencontres à vos chefs d’équipe? Vous pourrez ensuite faire le point avec eux lors d’une seule rencontre et ainsi gagner du temps. Mais attention, cette technique vous expose à un risque: utiliser la rencontre individuelle du chef d’équipe pour faire ce suivi!

Le mauvais usage de la rencontre

Si vous utilisez les rencontres individuelles pour faire un statut des différents projets, vous faites fausse route. En méthodologie Agile, il existe suffisamment d’occasions pour répondre à ce besoin sans empiéter sur les one-on-one. Il faudra peut-être revoir vos processus si vous ne parvenez pas à le faire.

L’ajout de tâches

Les rencontres individuelles doivent demeurer une discussion plus informelle où l’on parlera essentiellement de développement personnel. L’employé n’est pas censé en sortir avec une nouvelle liste de tâches à faire pour un projet, mais plutôt avec de nouveaux objectifs ou des actions claires à entreprendre.

Jouer les sauveurs

Inversement, le gestionnaire ne devrait pas automatiquement sortir d’une rencontre individuelle en ayant repris les tâches posant problème à son employé. Il est possible que ce dernier vous parle de certaines difficultés qu’il vit sur un projet. Le guider vers les bonnes ressources et le pousser dans sa réflexion l’aideront davantage que de systématiquement le soulager de ses obstacles professionnels.

Lorsque la situation le requiert, il peut toutefois être nécessaire de prendre le relais sur certains dossiers.

Les avantages

Maintenant que vous connaissez les principaux risques, vous êtes toujours en réflexion à savoir si ces rencontres seraient bénéfiques dans votre entreprise?

Voici les principaux avantages de mettre de l’avant les one-on-one:

  • Une meilleure visibilité sur qui se passe sur le terrain (et qui est invisible du tableau de bord des projets)
  • Une connaissance plus approfondie des membres de l’équipe (pour permettre une meilleure attribution des ressources, un meilleur match de personnalités, etc.)
  • Des revues de performance plus fréquentes
  • De la rétroaction en continu (et une opportunité claire de communiquer des pistes d’amélioration)
  • Des objectifs plus dynamiques et simples à atteindre dans le temps
  • Un renforcement du sentiment d’appartenance chez les employés: «mon opinion et mon ressenti sont importants pour la compagnie»

«Grâce à la récurrence des rencontres, j’ai constaté que les employés sont portés à noter des idées en cours de semaine dont ils voudront discuter lors de leur prochain point. Dans de nombreux cas, ils n’auraient jamais su quand saisir le moment d’en parler et ce serait tombé aux oubliettes.»

Il est aussi beaucoup plus simple autant pour l’employé que pour le gestionnaire de garder le cap sur des objectifs s’ils sont discutés de manière régulière plutôt qu’une seule fois par année durant l’évaluation annuelle.

Convaincre son patron de l'utilité des one-on-one

Comment bien présenter le concept à son patron?

Vous êtes maintenant convaincu? Peut-être que votre patron ne l’est pas encore! L’une des meilleures façons d’y parvenir est de passer de la théorie à la pratique, à plus petite échelle.

Si vous êtes un directeur ou un chef d’équipe

Conduisez l’expérience sur votre équipe pendant quelques mois. Vous pourrez ensuite présenter des résultats concrets à votre supérieur, lui démontrant avec précision le ressenti des membres de votre équipe.

Si vous êtes un employé

N’hésitez pas à foncer et à présenter les avantages à votre gestionnaire immédiat. Proposez-lui d’être son cobaye pour expérimenter l’initiative avant de l’implanter à la grandeur de l’équipe. Vous pourriez être surpris de sa réceptivité!

Conclusion

L’instauration des rencontres individuelles chez Uzinakod a été couronnée de succès. Le contexte y a été plutôt favorable, notre forte croissance organique nous motivant à constamment améliorer nos processus et notre structure.

Que ce contexte ressemble ou non au vôtre, la mise en place des one-on-one vous sera fort probablement bénéfique, pourvu qu’elle se fasse à votre rythme et à votre image.

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