Le sens du timing, ça nous connaît! Après avoir inauguré nos nouveaux bureaux (trois fois plus grands que les anciens) quelques jours à peine avant le début de la pandémie, on a récidivé. Cette fois, on a lancé notre tout premier comité social en novembre 2021, soit environ un mois avant une nouvelle période de confinement. Mieux vaut en rire un peu!
Cela dit, rien n’est perdu! Dès la consigne levée, nos employés auront l’occasion de retourner à nos bureaux lorsqu’ils le désirent. Et pour le comité social, il est plus actif que jamais, même à distance!
Comment le comité social parvient-il à se réinventer (on s’excuse) dans ces circonstances? Pour le savoir (et pour en savoir plus sur le comité en général), on s’est entretenus avec ses trois membres: Mikaël, Katia et Maëva.
Important fait à noter: au moment de rédiger ces lignes, le télétravail était toujours obligatoire, mais des mesures d’allègement se profilaient à l’horizon. La date de retour au bureau a été confirmée depuis.
Pourquoi as-tu décidé de te joindre au comité social d’Uzinakod?
Mikaël, Développeur Full-Stack chez Uzinakod depuis janvier 2020
J’aime beaucoup l’aspect social d’être au bureau. J’avais des idées d’activités fun à faire. J’ai déposé ma candidature parce que j’avais l’occasion de les mettre à exécution. Aussi, j’avais déjà personnellement envie de contribuer à la vie sociale de l’entreprise.
Katia, Chargée de projets | Analyste d’affaires chez Uzinakod depuis septembre 2021
J’ai déjà fait partie d’un comité équivalent en France, sur un modèle un peu différent, et qui m’avait beaucoup plu. Chez Uzinakod, il n’y a vraiment que le côté «on amène du fun aux gens». Je trouve ça vraiment cool de pouvoir dynamiser le groupe et contribuer à avoir des activités qui permettent de sortir du quotidien de travail et de connaître un peu mieux les collègues, de les connaître d’une autre façon.
Maëva, Coordonnatrice RH | Marketing chez Uzinakod depuis septembre 2021
Avant d’arriver chez Uzinakod, je travaillais dans l’événementiel. Quand ça s’est présenté, j’ai sauté sur l’occasion! Je sais ce que sont les retours sur investissement des événements que j’ai pu organiser et la joie que ça peut apporter.
Le fait de pouvoir rassembler les gens, c’est quelque chose de très important dans ma vie privée aussi. L’un avec l’autre, je me suis dit: «fonce»!
Quelles initiatives ont-elles été mises en place jusqu’à maintenant?
La première chose qu’on a faite, ç’a été le premier 5@7 du comité social, un événement en présentiel. Pourquoi? Parce que ce sont des événements appréciés et qui peuvent se faire directement après la journée de travail.
L’événement représentait aussi une forme de test: on a voulu savoir combien de temps prévoir pour le ménage ou d’autres technicités qu’on ne connaissait pas jusqu’à ce qu’on les rencontre.
Ensuite, ça a été le 5@7 virtuel. On a testé une plateforme pour simuler une présence. Ça a assez bien fonctionné, les gens étaient contents. C’est assez facile de participer comme c’est en ligne.
On va aussi essayer de se baser sur les événements thématiques par saison et profiter de ces occasions pour en faire des rassemblements et des événements d’équipe. On l’a d’ailleurs fait pour la Chandeleur en février. On saisit les tendances et les propositions, puis on les construit à notre sauce!
Quels sont les objectifs du comité pour l’année à venir?
Tout plein, mais je ne sais pas si j’ai le droit de faire du spoil! 😉 On a surtout organisé des «petits événements» pour l’instant, mais on a dans les plans d’en faire à plus grande échelle, peut-être même des activités où on arriverait à se retrouver à l’extérieur.
Se revoir sur le plan physique, ce sera vraiment le défi de cette année. Respecter les mesures sanitaires, mais quand même arriver à recréer un lien physique entre les personnes et tous se retrouver à un moment donné.
L’objectif de base est qu’un événement soit organisé au moins une fois par mois. L’idée serait d’organiser un ou deux gros Team Buildings sur l’année. C’est le genre d’activités qui vient confédérer une équipe.
On va également continuer à souligner des petits concours thématiques, car ça marche vraiment bien, et s’impliquer dans l’organisation du party de Noël.
Comment parvenez-vous à maintenir le comité actif à distance?
On y va un mois à la fois. Avec le comité, on communique par Microsoft Teams. Quand il y a de la préparation à faire, on se fait un petit appel et on se divise les tâches. Une personne écrit un texte d’invitation, on propose des modifications et on l’envoie.
On a un budget qui permet de donner des prix et ça incite les collègues à participer. C’est une bonne chose selon moi.
Au final, ce n’est pas si compliqué que ça! On avait déjà pris une organisation qui était plutôt virtuelle, puisque la présence au bureau était facultative.
Quand il y a besoin de faire une plus grosse session de brainstorming, alors on prévoit une réunion. Maëva est super bien organisée sur la partie secrétariat. Elle nous fait des petits comptes-rendus. On a notre propre espace de documentation. Franchement, ça marche super bien comme ça.
Quelles sont les principales difficultés occasionnées par le télétravail?
Le fait qu’on ne puisse pas se voir en présentiel limite beaucoup le type d’événements qu’on peut proposer. La raison pour laquelle on souhaite organiser une activité extérieure, c’est qu’on peut rencontrer des gens tout en gardant nos distances et en respectant les recommandations du gouvernement.
La connexion entre les gens n’est vraiment pas la même en téléconférence qu’en personne. C’est ça le but du comité social finalement: augmenter la cohésion entre les employés et faire en sorte qu’ils se connaissent à travers les équipes. C’est beaucoup plus facile en présentiel, car en ligne, les gens vont surtout rester auprès de ceux qu’ils connaissent déjà.
Le choix des activités est assez limité, du fait que c’est surtout en ligne et ça finit souvent par se ressembler d’un logiciel à l’autre.
En plus, ce sont de nouveau des heures passées devant un écran. Les employés ont envie d’échanger avec leurs collègues, mais pas forcément avec leur casque d’écoute et devant leur ordinateur.
Selon toi, pourquoi est-ce important de compter sur un comité social au travail?
La cohésion entre les employés, c’est plus important que ça peut en avoir l’air à première vue pour qu’une compagnie aille bien. C’est de la motivation aussi. Personnellement, j’allais au bureau parce que j’en avais assez d’être chez moi, mais ce n’est pas que ça. Côtoyer des gens que je ne vois pas dans ma vie de tous les jours, ça me donne aussi envie d’aller travailler. C’est motivant!
Je trouve ça presque indispensable! Pour tout bon dirigeant d’entreprise, le fait de vouloir créer de la cohésion entre ses employés, c’est quelque chose de sain, et de fait, qui va rapporter.
Ça facilite autant l’intégration des nouveaux employés que le sentiment d’appartenance à l’entreprise, surtout en contexte de pandémie.
Je pense que plein d’employés ont de bonnes idées, mais ne sentent pas que c’est leur travail d’aller de l’avant avec ces initiatives. Généralement, elles tomberont donc à la trappe et rien ne se fera.
Le fait de mettre en place un comité social, ça permet de concrétiser des activités qui ne verraient probablement jamais le jour autrement. Ça permet de cadrer une organisation et de pouvoir aller de l’avant avec un budget défini.
Les trois heures par mois consacrées au comité nous permettent d’organiser un bel événement qui n’a pas l’air d’avoir été bricolé à la dernière minute!
L’équipe d’Uzinakod est en pleine expansion. Est-ce que ça rend la tâche du comité plus simple ou plus complexe?
Je dirais que ça ne change rien quand ce sont des activités en ligne. Quand ce sont des activités en présentiel, c’est bien différent.
Ce n’est pas nécessairement tout le monde qui voudra participer à toutes les activités (et c’est correct). Il y aura des activités qui seront plus ciblées vers les développeurs, d’autres vers les sportifs par exemple. Le but est que tout le monde s’y retrouve dans l’offre d’activités, sans chercher à faire plaisir à tout le monde en tout temps.
Ça ne la rend pas spécialement plus complexe, mais ça la rend certainement plus intéressante puisqu’on a plus d’opportunités.
Il y a des coûts fixes associés à un événement: la décoration, l’emplacement, etc. Plus nombreux on est, moins les coûts fixes par personne auront un impact. C’est ce qui devient intéressant, car le budget qu’on aura sera par personne, mais les coûts fixes resteront les mêmes que pour un petit groupe. On peut donc organiser des activités de plus grande envergure.
Conclusion
La distance n’a freiné en rien les ambitions de notre comité social. Bien au contraire, on peut dire que ça a permis à ses membres de commencer plus doucement pour mieux apprivoiser leur nouveau rôle.
Avec le succès monstre du concours de crêpes de la Chandeleur et le retour au bureau à venir, les attentes sont grandes, mais on est confiants que le comité social d’Uzinakod saura livrer la marchandise!
Comme ils l’ont dit, avoir plus d’employés à divertir ne leur fait pas peur, alors rejoins-nous dès maintenant pour prendre part à la prochaine activité!
