Sarah Elmobayed-Langevin
Par Sarah 23 mai 2023

Guide 2023 pour encourager la présence au bureau de vos employés

«Comment encourager les gens à revenir travailler au bureau?»: la question qui tue et qui est sur les lèvres de bon nombre de dirigeants d’entreprises et de spécialistes RH.

Et si on vous renvoyait la question suivante: «Pourquoi ne pas laisser le choix aux employés?».

Le télétravail est là pour de bon, alors plutôt que de miser sur une obligation de venir au bureau, pourquoi ne pas réfléchir à une façon de réussir à implanter un mode hybride sur base volontaire?

Permettre à un employé de choisir ses conditions gagnantes pour performer au travail, c’est un avantage tant pour lui que pour son employeur. 💡

Vous êtes sceptiques? Chez Uzinakod, on a mis en place différentes initiatives créatives qui ont naturellement encouragé une vague de présence au bureau: on pense notamment à la mise en place du Programme Ensemble au bureau et à la création d’une équipe Culture (entre autres!).

Par où commencer?

Ça y est: la décision est prise et vous voulez implanter un mode de travail hybride dans votre entreprise! Par contre, vous vous retrouvez maintenant face à la question qui en vaut mille: «Comment?»

Avant d’entamer quoi que ce soit, la meilleure chose à faire, c’est de revenir à la source: les employés. Que recherchent-ils? Quels sont leurs besoins? La nature de leur travail requiert-elle une présence au bureau?

Pour y arriver, faites un sondage et recueillez les impressions des employés sur leur mode de travail. Par exemple, l’économie de temps sur le transport leur permet-elle un meilleur équilibre vie personnelle-travail? Se sentent-ils plus productifs en télétravail? Se sentent-ils isolés s’ils ne viennent pas au bureau? Quels sont leurs besoins en avantages sociaux liés aux déplacements?

En analysant les données d’un tel sondage, cela vous donnera des pistes d’idées quant au type de programmes et aux mesures à mettre en place (exemples: fréquence de venue au bureau, réservation d’espaces de travail, etc.).

Vous vous direz peut-être: «C’est bien beau tout cela, mais les réponses vont être différentes de personne à personne.» Eh bien, justement! Le one size fits all, ça n’existe pas quand il s’agit des besoins d’employés. C’est pourquoi miser sur un mode de travail hybride flexible permet de maximiser les chances de combler tout un chacun.

Programme Ensemble au bureau

Le Programme Ensemble au bureau d’Uzinakod

En étant à l’écoute de nos employés, on a pu observer certaines tendances. Alors qu’on mettait à la disposition de nos employés des rabais corporatifs sur les passes de transport en commun, on a constaté que seulement 20% des employés utilisaient réellement cet avantage. 🤯

Des employés soulignaient d’ailleurs qu’ils n’habitaient pas la région desservie par le service de transport en commun, et qu’ils ne pouvaient donc pas profiter de cet avantage. Décidément, il était temps de se remuer les méninges pour que la majorité des employés puisse en bénéficier!

C’est d’ailleurs ainsi qu’a vu le jour le Programme Ensemble au bureau d’Uzinakod; fruit de plusieurs mois de réflexion et de préparation.

De quoi s’agit-il exactement?

  • Le Programme Ensemble au bureau alloue à l’employé un montant forfaitaire proportionnel à sa fréquence de venues au bureau. Autrement dit, c’est un programme à la carte!
  • L’employé choisit le forfait correspondant à sa réalité. Le programme offre six choix de forfaits ayant différentes fréquences de venues au bureau, allant de plusieurs fois par semaine, en passant par occasionnellement, jusqu’à une option «je reste chez moi, mais merci de l’invitation».
  • Le programme est basé sur la confiance. Lorsque l’employé choisit son forfait, il s’agit en quelque sorte d’un engagement sur l’honneur qu’il respectera la fréquence choisie. ✋
  • Deux fois par année (au début de l’hiver et de l’été), l’employé est invité à réviser son choix de forfait. Eh oui, les aléas de la météo peuvent avoir un grand impact sur la présence des employés au bureau!
Programme Ensemble au bureau - Forfaits

Vous vous demandez maintenant si ça fonctionne bien, un programme à la carte? On croit fortement que oui.

Preuve à l’appui, voici quelques statistiques depuis le lancement de notre programme en janvier 2023:

Une mesure qui répond aux besoins de la majorité

Seulement 20% de nos employés utilisaient le rabais corporatif sur le transport en commun (offert jusqu’en décembre 2022). Depuis l’instauration du programme Ensemble au bureau, c’est 69% d’entre eux qui se sont inscrits à l’un des cinq forfaits nécessitant une présence au bureau à l’hiver 2023, et 78% pour l’été 2023. Une différence nette et sans équivoque!

Le favori de la foule

Le forfait Hebdo est le plus populaire du lot, avec 38% des inscriptions à l’hiver 2023 et 47% à l’été 2023! On constate une hausse non négligeable de 9% pour la saison estivale. 📈

Et l’option 100% télétravail dans tout ça?

On l’a mentionné, le télétravail est là pour rester. D’un point de vue statistique, la deuxième option la plus populaire est le forfait Maison. Ce dernier est toutefois passé de 31% des inscriptions à l’hiver 2023 à 22% à l’été 2023, ce qui représente une baisse de 9%! On dénote ici une corrélation directe avec la hausse des inscriptions au forfait Hebdo.

«Il y a quelques années, je rêvais d’une entreprise qui me permettrait de choisir de travailler du bureau ou de la maison, sans devoir forcément planifier ces journées à l’avance. C’est maintenant ma réalité!»
– Fabien, Conseiller marketing

Création d'une équipe Culture

La création d’une équipe Culture

La mise en place d’une prime pour le transport est une bonne première étape pour encourager la présence au bureau des employés, certes, mais pourquoi s’arrêter en si bon chemin? Chez Uzinakod, on a aussi pris la décision stratégique d’instaurer une équipe Culture dans l’organisation en parallèle. 💛

Pour encourager les gens à se retrouver et à partager des moments qui sont facilement perdus en télétravail (une conversation autour de la machine à café, une discussion sur l’heure du lunch, etc.), il est important de trouver des incitatifs qui leur donneront envie de venir au bureau.

On pense notamment à:

  • Des collations, des 5@7, des déjeuners, etc.
  • Un dîner en équipe pour souligner un bon coup.
  • L’accueil des nouveaux employés en présentiel.
  • Des activités saisonnières, des journées familiales, etc.

Plutôt que de planifier des activités révolutionnaires, en organisant des petits trucs par-ci par-là, on augmente l’achalandage au bureau, et donc les moments cocasses passés entre collègues!

Truc supplémentaire: n’oubliez pas de prendre les suggestions d’employés sur les activités qui les intéresseraient. 😉

Une question vous vient sûrement en tête: «Les gens viennent-ils vraiment si vous organisez quelque chose?» Oui, preuve à l’appui:

  • Lors de notre dernière collation à thématique du temps des sucres en avril 2023, 40% des employés sont venus se sucrer le bec au bureau! 🍁
  • Jusqu’à maintenant, nos 5@7 mensuels de 2023 attirent en moyenne 33% des employés qui profitent de l’occasion pour venir travailler au bureau durant la journée.
  • Lorsque des employés annoncent sur le canal Teams qu’ils seront au bureau, il y a un effet de masse et on dénote jusqu’à 20% de présence. On ne cachera pas que l’effet d’entraînement est surtout notable lorsque les employés en question disent apporter des gâteries avec eux!

Conclusion

En somme, il y a plusieurs façons d’encourager un retour au bureau. Une nouvelle facette dans l’offre globale d’avantages sociaux et une culture d’entreprise active sont les pratiques qu’Uzinakod a mises en place pour ce faire.

Bien que ces pratiques représentent certes un coût plus important pour l’entreprise, les répercussions intangibles d’un tel investissement se manifestent dans le sentiment d’appartenance des employés. Et ça, ça n’a pas de prix.

Au centre de nos initiatives flexibles et adaptées se retrouve l’écoute des besoins de nos employés. Est-ce la clé pour implanter un mode de travail hybride qui fonctionne? Les résultats de nos initiatives montrent que oui.

Alors, pourquoi ne pas tester la formule vous aussi?

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